Elabore o seu plano de negócio

O Plano de negócio

O processo de criação de um plano de negócio (ou "business plan") obriga-o a ver o seu potencial negócio de uma forma realista, objectiva e desprovida de emoção, na sua globalidade. Porque é tão importante ver o seu negócio como um todo? A maioria das pessoas que têm ideias para um negócio normalmente não as exploram convenientemente. A elaboração de um plano de negócio, não serve apenas para se ver como o criador do negócio, mas permite-lhe uma visão isenta ("pôr-se de fora") e uma abordagem realista da implementação da sua ideia de negócio.

Um plano de negócio completo torna-se numa ferramenta operacional que o irá ajudar na gestão do seu negócio, contribuindo para o seu sucesso. O plano completo e definitivo, é um instrumento chave para comunicar a sua ideia a outros - empresários, gestores bancários, sócios, etc. Se procura financiamento para o seu negócio, o plano irá ser a base para a sua proposta de empréstimo.

Um plano de negócio forte não deixa ao acaso o seu alvo. Está em conformidade com procedimentos aceites comummente para a forma e conteúdo. Além do material introdutório, um plano de negócio tem geralmente 12 a 13 secções. Cada secção deve incluir elementos específicos que irão clarificar os seus objectivos de negócio. A estrutura genérica é a seguinte:

0. Capa

1. 1. Declaração de intenções e sumário

2. 2. Descrição do negócio

3. 3. Análise de mercado

4. 4. Estratégia de mercado

5. 5. Planos de concepção e desenvolvimento

6. 6. Plano de operações

7. 7. Estrutura de gestão

8. 8. Calendarização

9. 9. Problemas potenciais

10. 10. Benefícios sociais

11. 11. Dados financeiros

12. 12. Informação de suporte

13. 13. Formulários e documentos para a criação da empresa.

Esta também deve ser a ordem pela qual os itens do plano de negócio devem aparecer na cópia encadernada. Um facto importante a ter em consideração durante a preparação é de que não o estará a criar pela mesma ordem pela que o apresentará.

Um plano de negócio deve ter uma capa. Não existe nenhuma motivo para que o encaderne a cabedal ou couro; o que precisa é de uma apresentação e um formato adequados. Compre uma capa azul, negra ou castanha numa papelaria. Terá maiores possibilidades de criar uma imagem positiva de si se mantiver uma atitude conservadora e simples, em vez gastar dinheiro a criar algo que, sem necessidade, seja bastante elaborado e sofisticado, para impressionar financiadores ou clientes. Factores subtis como este reflectem-se no seu sentido de negócio. Nalguns aspectos, a forma como apresenta o seu projecto irá afectar o julgamento que irão fazer da sua capacidade de gestão.

Inclua uma página de título no seu plano de negócio. Nesta página, coloque o nome do negócio, o(s) nome(s) do(s) proprietário(s), bem como a(s) morada(s) e o(s) telefone(s). Se já possuir um logotipo ou nome para a sua empresa, inclua-o também nesta página.

Em seguida, apresente uma declaração de intenções e o sumário. Este, deve dizer ao leitor aquilo que pretende. Isto é muito importante. Muitas vezes, aquilo que o proprietário do negócio realmente quer está "enterrado" no meio do plano. Torne bem claro, na declaração de intenções, os objectivos que pretende atingir. Esta declaração não pode ser completada, enquanto não calcular as necessidades de capital. Mas pode elaborar uma declaração em esboço e deixar espaço para os valores que preencherá mais tarde. No sumário pode citar a natureza do negócio, a forma legal de operação, a quantia e o objectivo do empréstimo a ser pedido, calendário de pagamento do empréstimo, a quota no negócio de quem pede o empréstimo, e o rácio entre activos e dívidas após o empréstimo e garantias bancárias. Também listados devem aparecer o valor de mercado, estimativas, ou valores indicativos de qualquer equipamento a ser adquirido com o empréstimo.

Suponha que já possui um negócio e quer expandir-se. Eis um exemplo de como uma declaração de intenções deve ser construída:

(…) Consultoria de Computadores, Lda., é uma sociedade de responsabilidade limitada que está à procura de um financiamento de 7 500 contos para a compra de equipamento e mercadorias, bem como de um escritório na Rua Fernando Namora, 199 - 7º Dto. Este financiamento será usado para efectuar as renovações necessárias e melhoramentos, manutenção de reservas de caixa suficientes, e de possuir capital operacional suficiente para a expansão bem sucedida da firma de consultoria. O total, adicionado ao capital de 12 500 contos dos sócios principais será suficiente para financiar a transição da fase de expansão de modo a que esta empresa possa operar de forma contínua e lucrativa por tempo indeterminado (…).

Torne fácil aos avaliadores do pedido de empréstimo, conhecerem as suas necessidades e capacidades. Dessa forma, podem dizer-lhe sim ou não imediatamente e não perderem o tempo deles nem o seu.

Quer o plano seja usado com objectivos financeiros ou operacionais, esta declaração de intenções deve manter-se curta e profissional, de preferência, não deve exceder meia página A4. Pode ser maior, dependendo da maior ou menor complexidade do uso dos fundos, mas o sumário para um pedido de empréstimo não é (geralmente) maior do que uma página.

Em planos de negócio financeiramente orientados, a sequência das páginas pode conter uma tabela que mostre qual aplicabilidade dos fundos, a fonte de financiamento e o uso destes. Pode ampliar isto com uma pequena lista mostrando o que é que vai ser dado em garantia e quais as condições de empréstimo propostas por si.

A seguir à declaração de intenções, virá um índice. Naturalmente fará o índice no fim, mas não se esqueça de incluí-lo. Quando você ou outras pessoas olharem para o seu plano, deve ser fácil de procurar determinada informação.

A secção que descreve o negócio deverá dar ao leitor uma ideia geral do mesmo. Inclua quaisquer variáveis que permitam fazer uma boa análise do negócio, bem como da indústria em que se insere e os mercados em que actua.

Na secção de análise do mercado, os seus objectivos principais serão apresentar informações sobre potenciais clientes, indicar a dimensão do mercado, identificar as características da concorrência e estimar a quota de mercado (com razoabilidade) que espera vir a obter. Esta é talvez a secção mais importante do plano, pois irá apresentar uma previsão do valor das vendas a atingir, o que com certeza irá influenciar a definição de outros factores que irão ser discutidos em secções posteriores.

Uma vez definido o seu mercado potencial e a previsão das vendas, será necessário explicar, com detalhe, a forma como irá atingir essas projecções. Com base na análise de mercado, defina a sua estratégia de actuação nesse mercado.

A secção respeitante aos planos de concepção e desenvolvimento orienta-se para o detalhe do status do produto ou serviço propostos, antes de estarem prontos para serem lançados no mercado. Se o produto ou serviço já estiver totalmente desenvolvido pode não incluir esta secção.

Se desenvolveu a ideia mas não o produto, faça planos para melhorar o produto existente ou para introduzir um novo, pois esta secção é extremamente importante no plano de negócio. Os investidores vão querer saber o processo de desenvolvimento de qualquer conceito de produto ou serviço e os custos a eles associados, para torná-los produtos comercializáveis, bem como uma estimativa de tempo.

Na secção de operações, descreva as suas necessidades de instalações e os seus planos de produção ou de compras de mercadorias. É essencial que apresente todos os custos que o negócio terá que suportar durante os ciclos de produção e de aquisições.

É claro que, quaisquer investidores esclarecidos, irão querer saber a estrutura de gestão da organização. Vão querer saber quem irá conduzir o negócio, que tipo de pessoal de suporte existe, etc.. Irão também querer saber quais os tipos de compensação que o pessoal de gestão irá receber bem como quaisquer posições no capital total da organização que poderão ser disponibilizadas para atraírem terceiros.

Após a secção de gestão, irá coordenar toda a informação precedente num calendário de actividades que descreverá o desenvolvimento da empresa desde o inicio de actividade até ao ponto morto económico ("break-even point") e para além dele. Este é um passo integral à actividade de arranjar financiamentos.

A secção de problemas potenciais é incluída para mostrar que pensou em todas as dificuldades que pode encontrar quando iniciar esta empresa. Este tipo de informação dá credibilidade à sua capacidade de gerir e conceptualizar os vários riscos inerentes ao negócio.

Além dos problemas, mostre também aos investidores os benefícios sociais que irão derivar do seu negócio. Isto incluirá o impacto económico do seu negócio na comunidade sob a forma de postos de trabalho, aumento do fluxo monetário na área, aumento da qualidade e dos padrões de vida, etc. Além disso, descreva como o seu negócio irá afectar o elemento humano bem como a comunidade em geral. Se estiver a prestar um serviço ou a disponibilizar um produto que não existe nessa comunidade, isto será visto de uma forma muito positiva. Se aumentar o orgulho da comunidade, será um benefício adicional.

Os documentos de suporte vêm a seguir aos dados financeiros. Algumas pessoas preferem colocar um sumário de meia página com informação pessoal logo após o sumário do negócio e antes do índice. Isto é deixado à sua discrição; muitos consultores acreditam que isto faz sentido porque os investidores vão apostar num indivíduo tanto ou mais do que vão investir no negócio. Com frequência, a tenacidade individual, dedicação e carácter são factores decisivos de sucesso num negócio. De qualquer forma, é importante para os investidores saberem que têm pela frente uma pessoa apta a empreender um negócio. Assim, um sumário pessoal a seguir ao sumário do negócio pode dar-lhes esta informação.

Os dados pessoais podem mostrar a sua educação formal e experiência profissional de uma forma funcional, entre outras actividades que possa ter desenvolvido e que suportem a sua capacidade para gerir uma empresa. Referências de crédito e uma declaração de finanças sumariada podem também ser incluídas, embora esta última não deva estar datada de há mais de 60 dias. 

Clientes potenciais

O mercado para serviços e produtos relacionados com a informática e as tecnologias de informação e comunicação, pode englobar segmentos de negócio e clientes que procuram ajuda numa ou em várias áreas, daquelas que foram definidas anteriormente. Na secção Operações, que lista descrições de negócios específicos, incluiremos perfis-tipo de clientes para cada um dos negócios.

Por vezes, um negócio com base num microcomputador originalmente concebido para apelar a um segmento ou a outro pode expandir-se de forma a atingir os dois. De forma a planificar uma campanha de marketing eficaz, dirigida ao mercado-alvo correcto, com os meios mais adequados de promoção e "advertising", é essencial que seja capaz de determinar quem são os seus clientes e onde mais provavelmente e facilmente os encontrará.

Seguidamente apresentam-se alguns dos negócios que utilizam as tecnologias de informação e comunicação (nomeadamente, computador e software de aplicação) que iremos discutir em detalhe na secção Operações. A informação apresentada é apenas aproximada; a sua base de clientes e a área geográfica de operação serão definidas pelas características particulares do seu próprio negócio.

Tipo de Negócios	Clientes	Área Geográfica
Consultoria na área de Tecnologias de Informação	Empresas, particulares, instituições de ensino	Local, regional, nacional
Publicações de NewsLetter	Empresa, organizações, grupos com interesses específicos	Local, regional
Previsão Económica	PME’s	Local, regional
Corretagem de Informação	Empresas, organizações, educação e outras organizações	Local, regional, nacional
Apoio ao Início de Actividade de Novas Empresas	PME’s, jovens empresários	Local, regional
Preparação de Planos de Negócios	PME’s, jovens empresários	Local, regional
Serviço de Clipping Electrónico	Empresas, organizações, figuras públicas	Local, regional, nacional
Formação recorrendo às TIC (Tecnologias de Informação e Comunicação)	Empresas, particulares, instituições de ensino	Local, regional
Ensino à distância	Empresas, particulares, instituições de ensino	Local, regional, nacional
Serviço de Pesquisa de Locais nacional	Particulares, Livrarias, Museus	Local, regional
Traduções Técnicas	Empresas de software e hardware, PME’s	Local, regional, nacional
Serviços Gráficos	Agências de Publicidade, Marketing e Comunicação	Local, regional, nacional
Processamento de Texto	Empresas, particulares, estudantes, editores	Local
Serviço de Brochuras	Vendedores, empresas Comerciais	Local, regional
Serviço de Listas de Endereços Postais	Empresas, vendedores, organizações, associações	Local, regioanl
Serviço de Pesquisa	PME’s, organizações	Local, regional, nacional
Serviços Financeiros	Particulares, PME’s	Local, regional
Serviço de Controlo de Stocks	Retalhistas	Local, regional
Criação/produção de conteúdos	Empresas, particulares, instituições de ensino, grupos com interesses específicos	Local, regional, nacional
Criação de Páginas Internet	Empresas, particulares, organizações, associações, grupos com interesses específicos	Local, regional, nacional

Existem poucos métodos absolutos, no que diz respeito à obtenção de informação de mercado que seja válida. Porém, os serviços efectuados recorrendo a sistemas informáticos tendem a apelar (principalmente) ao mercado empresarial. Entre as excepções está o software produzido para os mercados de educação e de particulares. Enquanto que muitos empresários individuais de design e paginação electrónica encontrarão clientes em empresas de pequena e média dimensão, é possível ganhar negócios nas grandes empresas através de um plano de marketing bem elaborado. Por exemplo, à medida que as empresas tomam consciência da necessidade de possuírem os seus gestores intermédios e de topo com bons conhecimentos de informática e em especial com conhecimentos das potencialidades da Internet e do comércio electrónico, você pode especializar-se numa dessas áreas, encontrando assim um nicho de negócio que pode explorar. Assim, é crucial que obtenha e analise cuidadosamente a informação sobre os potenciais clientes.

Mão-de-Obra e Materiais

Até ter elementos concretos relativos aos custos, terá que estimá-los especialmente os da mão-de-obra e do material. Os custos da mão-de-obra incluem salários e outros benefícios que façam parte da remuneração que irá pagar aos seus colaboradores, como retribuição da prestação de serviços realizados. Durante o primeiro ano, deverá estar activamente envolvido no nível mais operacional do negócio, por isso inclua também o custo da sua mão-de-obra.

O custo da mão-de-obra é normalmente expresso em horas/homem. Actualmente o custo por hora/homem de mão-de-obra anda entre 4 000$00 e 6 000$00, dependendo da experiência e do mercado actual. Mas o seu custo pode ser ainda maior como chefe de um projecto, aproximando-se do nível dos consultores - 8 000$00 a 12 000$00 por hora. O pessoal de entrada de dados trabalha no fim da escala (são mais baratos) e os gestores e supervisores de projecto no topo da escala.

A mão-de-obra pode ser subcontratada. Sob este sistema, você não coloca um empregado na sua folha de pagamentos como tal. Isto elimina o tempo e a despesa associada com o controlo de horas, preparação de pagamentos, impostos e outros benefícios. Frequentemente, quando subcontrata, o custo total é acordado no início, permitindo ao proprietário calcular com rigor esta parte dos custos de mão-de-obra na estimativa do custo do projecto.

Estime cuidadosamente o tempo que será necessário para executar cada tarefa que subcontratar. Por exemplo, se estimar que uma mão-de-obra regular de contabilidade para um cliente leva duas horas a efectuar por cada período de 24 horas, 5 dias por semana, com duas horas de supervisão por cada mês contabilístico, poderá calcular o custo de mão-de-obra e dos materiais da forma que apresentamos de seguida:

Descrição	Horas/Mês	Custo/Hora	Custo
Mão-de-obra	2 horas x 21 dias	6 000$00	252 000$00
Supervisão	2 horas	8 000$00	16 000$00
Custo Total da Mão-de-Obra			268 000$00
Consumíveis (6% do custo de mão-de-obra)			16 000$00
Custo Total			284 000$00

Custos de Arranque

Os custos de arranque, tal como o nome indica, são as despesas indirectas necessárias para por o seu negócio em andamento. Se já possui despesas anteriores como referência, o cálculo dos custos de arranque não é difícil. Totalize as suas despesas de um ano, excluindo os custos de mão-de-obra e dos materiais. Divida este número pelo custo total de mão-de-obra e dos materiais para determinar a percentagem de custos de arranque. Por exemplo, suponha que os seus custos e despesas para o período de um ano eram os seguintes:

Despesas de Arranque	312 000$00
Mão-de-obra e Materiais	520 000$00
Percentagem de Custos de Arranque = (312 000/520 000)	60 %

Se não possui despesas anteriores para o guiar, estime os custos de arranque entre 45 a 65% do seu custo de mão-de-obra e de materiais. Pode aumentar ou diminuir o valor de acordo com a realidade da sua actividade.

Usando uma percentagem de custos de arranque de 60%, e continuando com o nosso exemplo, teríamos:

Custos de Mão-de-obra e Materiais	306 000$00
Custos de Arranque (60% de 306 000$00)	184 000$00
Subtotal de Despesas	490 000$00

Lucro

A maioria dos proprietários deste negócio esperam obter um lucro líquido de 15 a 20% das receitas totais. Este lucro líquido deve ser estimado através da aplicação de um factor de lucro em percentagem dos custos combinados de mão-de-obra/materiais e despesas de arranque. Este factor de lucro será maior do que a percentagem actual das receitas totais para obtenção do lucro líquido. Por exemplo, se planeia obter 20% de lucro antes de impostos, precisa de aplicar um factor de 25% aos custos de mão-de-obra/materiais, mais as despesas de arranque. Continuando com o nosso exemplo, temos:

Subtotal de Despesas	490 000$00
Lucro Líquido (25% de 341 000$00)	122 500$00
Preço ao Cliente	612 000$00

Compare o preço de 612 000$00 com o custo da mão-de-obra (306 000$00) já estimado. Repare que é o dobro do custo de mão-de-obra. Alguns empresários usam esta relação como a base de determinação do preço. Estimam os custos com mão-de-obra e duplicam esse número de modo a chegar a este valor.

A elaboração de preços pode ser demorada, particularmente se não tem sensibilidade para lidar com números. Algumas pessoas possuem um sexto sentido no que diz respeito a preços e a estimativas; sabem quanto é que têm que pedir para fazer um determinado trabalho dar-lhes lucro.

Se está a começar de raiz, não terá a experiência de um profissional. Se o seu preço é muito baixo, estará a prejudicar-se, ou a baixar a qualidade do seu trabalho de modo a reflectir o preço. Se é muito alto, pode perder contratos, especialmente se estiver numa situação de concorrência em que o factor determinante é o preço. Faça questão de aprender a estimar os tempos de execução e a calcular as suas despesas com precisão, de modo a que quando estipular um preço este possa ser competitivo e, ainda, obter o lucro que deseja.

Financiamento

Obter capital para iniciar a sua actividade e subsequentes operações é claramente um assunto muito vasto. Por vezes parece impossível separar os inúmeros detalhes que precisa de ter em mente, de modo a pôr a sua empresa numa base financeiramente sólida. Não se preocupe (sem necessidade) mesmo que se sinta submergido pelos detalhes. Os veteranos de planeamento financeiro são os primeiros a admitir que, obter dinheiro é uma enorme tarefa e em larga medida o seu sucesso depende da experiência da pessoa envolvida.

Como é que um pequeno empresário, que nunca obteve fundos anteriormente, consegue ser bem sucedido neste aspecto? Pode recorrer aos serviços de outros (consultores ou especialistas neste tipo de operações) ou pode fazê-lo à custa dos seus próprios recursos. Porém, um conjunto bem definido de regras entra em jogo, dependendo do rumo que tomar. Se procurar obter todo o capital num único e grande investidor, poderá acabar por possuir apenas uma pequena parte da sua empresa.. Por outro lado, se tentar obter os fundos por si próprio através dos seus conhecimentos, pode arranjar uma situação mais vantajosa para si.

Um bom conselho para a obtenção de fundos por um novo empresário, prende-se com uma avaliação cuidadosa do valor necessário para o negócio: determinar a quantidade de capital, em que incrementos e durante que período de tempo. Nessa altura decida qual a sua fonte principal - um investidor privado, um banco, através de amigos e conhecidos, familiares, oferta pública de acções, etc.

Em qualquer uma desta abordagens, irá precisar de um plano de negócio. Uma vez escolhido o rumo de acção, siga-o sem desvios e hesitações. Mude de rumo apenas quando o primeiro se mostrar insatisfatório. A tenacidade é tudo. Se o produto ou a ideia tem mérito, uma fórmula que funcione pode sempre ser encontrada.

Financie-se a Si Próprio

A melhor fonte de financiamento para qualquer pessoa que deseja começar um negócio, é através do seu próprio dinheiro. Esta é a forma mais rápida e fácil de se iniciar um negócio, pois não existem juros a pagar, nem dividendos a distribuir por outras pessoas/entidades que possam estar envolvidas no negócio. Porém, criar uma empresa pode ser um investimento demasiado elevado para a disponibilidade monetária existente. Se for este o caso, então existem diversos caminhos que pode seguir para obter o capital necessário.

Amigos e Conhecidos

A seguir ao seu próprio dinheiro, os seus amigos e conhecidos podem ser as melhores escolhas. Qualquer dinheiro obtido desta forma, deve, no entanto, ser tratado como um empréstimo real. Assim, peça ao seu advogado para lhe preparar os documentos legais que formalizem o empréstimo.

Recorrendo a esta possibilidade, para além de proteger o investimento deles também evita uma situação que o obrigue a ceder-lhes uma parte da sua empresa ou o pagamento de dividendos, a não ser que falhe os pagamentos das dívidas contraídas.

Empréstimos Bancários

Os bancos são provavelmente a forma mais visível e mais imediata de financiamento e, com certeza, já terá tido contacto com alguns através das suas contas pessoais. Embora sejam a opção mais lógica para obter capital, muitas vezes não são a melhor solução, pois a grande maioria exige elevadas garantias que permitam assegurar o pagamento do empréstimo.

Também vão querer saber qual o destino do empréstimo, por isso esteja preparado para lhes mostrar o seu plano de negócio. Além disso, a sua informação pessoal terá influência directa na forma como os seus pedidos de empréstimo são tratados.

Em função da dimensão do empréstimo que vai pedir, existem diversas possibilidades de o obter e de garantias que tem de apresentar. Se possui uma conta à ordem ou a prazo, pode usar esse dinheiro como garantia para uma empréstimo de curto prazo. Esta é, provavelmente, a melhor forma de se obter um empréstimo, porque terá uma taxa de juro mais baixa. Por exemplo, se obtiver um empréstimo com um juro de 5% e a sua conta lhe dá um juro de 4,5%, a taxa de juro real que estará a suportar é de 0,5%.

Pode também ser possível o uso do seu seguro de vida como garantia, se este tiver um valor monetário. Normalmente os empréstimos podem ir até 95% do valor total do seguro. Se pedir o empréstimo com base no seu seguro de vida, na realidade não terá que o pagar; tudo o que precisa fazer é pagar os juros e o prémio do seguro. Porém, se não pagar a quantia emprestada num determinado período de tempo, o valor da sua apólice irá decrescer com base nesse valor.

Empréstimos pessoais ou por assinatura são uma possibilidade se o seu crédito for bom. Pode obter um bom empréstimo deste tipo e, se as suas relações com o banco forem boas, poderá obter ainda mais. No entanto, estes empréstimos são a curto prazo na maioria dos casos e têm taxas de juro elevadas.

Outro empréstimo de curto prazo é o empréstimo comercial. São, normalmente, feitos a seis meses e podem ser pagos em prestações constantes durante esse período de tempo ou na totalidade no final do período. Acções ou obrigações, seguros de vida ou a sua garantia pessoal podem ser usadas como garantias pelo banco. Se o empréstimo for muito grande comparado com os seus bens, o banco pode exigir que faça uma reserva em dinheiro com ele e que seja igual a 20% do valor do empréstimo.

Pode também usar outros bens como garantias, por exemplo, propriedades imobiliárias. Os empréstimos desta natureza podem ser dados até 75% do valor da propriedade e durante um largo período de tempo.

Outras possibilidades de empréstimo incluem mercadorias, equipamentos ou através dos créditos a receber. Usam o valor destes items como garantia do empréstimo. Se usar a mercadoria como garantia, o banco poderá emprestar-lhe até 50% do valor da mesma. Com equipamentos o empréstimo pode ir até 80% do valor total e com os créditos a receber, podem emprestar até 80% do valor dos créditos.

Companhias Financeiras

Orientadas sobretudo para grandes investidores, estas companhias permitem uma maior componente de risco sobre os empréstimos do que os bancos, mas a taxa de juro é também maior. Geralmente, as empresas financeiras estarão mais interessadas nas suas garantias, historial de crédito e no potencial do seu negócio, do que na força do seu crédito.