Contabilidade e Impostos

Existem duas razões para manter registos da operação do seu negócio: são exigidos por lei e são úteis enquanto um importante elemento de gestão.

Deste ponto de vista, a manutenção de registos actualizados é vital para a operação diária da sua empresa. A informação sobre a situação financeira da sua empresa irá ajudá-lo a identificar e corrigir quaisquer problemas entre receitas/despesas antes que estes se tornem em catástrofes.

Os registos também devem ser mantidos para determinar as responsabilidades fiscais do indivíduo ou negócio. Independentemente do tipo de sistema contabilístico empregue, os registos devem ser permanentes, precisos e completos, e devem estabelecer claramente as receitas, deduções, créditos, informação sobre os empregados e tudo o que seja especificado através da legislação fiscal.

Quando iniciar a sua actividade, estabeleça o tipo e a organização contabilística mais adequada à sua operação, tendo em mente quais as obrigações fiscais a que empresa tem que obedecer e quais os prazos em que tem que as cumprir. Se pensa que não tem os conhecimentos suficientes nesta área procure a ajuda de pessoas ou organizações com a competência necessária. Elaborar um bom sistema de contabilidade é algo que só se faz uma vez; torná-lo eficiente e eficaz torna tudo muito mais fácil no futuro.

A Manutenção de Registos

Quando desenvolver um sistema de contabilidade o seu objectivo deve ser o de o manter tão simples quanto possível. O seu tempo é valioso e se os seus registos forem muito complexos irá despender muito tempo na sua manutenção. Além disso, registos complexos podem implicar contratar um contabilista para os manter. Crie um sistema de contabilidade completo - mas que seja facilmente compreensível.

Tenha em mente que, quando introduzir dados no seu sistema de contabilidade, esta informação deverá ter um reflexo directo na condição financeira do seu negócio. Não mantenha registos que são irrelevantes e que originam perda de tempo. Mantenha registos sobre os quais deseja manter informação actualizada com informação pertinente de uma forma uniforme através do sistema.

Existem, basicamente, quatro tipos de documentos que o seu negócio irá gerar e que devem constar da sua contabilidade:

1 - Facturas ou registos de vendas.

2 - Recibos.

3 - Despesas.

4 - Créditos a Receber.

As facturas incluem todas as receitas derivadas da venda de produtos ou do fornecimento de serviços. Podem ser agrupados numa grande categoria designada por vendas ou facturação ou em diversas subcategorias que descrevem as diferentes linhas de produtos/serviços para ter uma percepção real da forma como o negócio está a correr.

Os recibos permitem analisar o dinheiro que foi adquirido através das vendas (em numerário ou não). Representam a receita real e não incluem os lucros dos registos de vendas.

Outros Registos que Deve Manter

Os registos que são de inclusão obrigatória na declaração de impostos devem ser retidos até cinco anos após a data de emissão. As cópias das declarações de impostos devem ser guardadas para sempre.

Além dos quatro registos básicos e documentos relacionados com obrigações fiscais, deve ainda manter três outros items importantes: imobilizado, seguros e vencimentos.

Imobilizado

Os registos relativos à compra de equipamentos e outro imobilizado devem ser mantidos apenas se puderem ser incluídos na declaração de impostos para efeitos de amortização (se esses equipamentos forem passíveis de amortização). Não mantenha os registos de outros materiais tais como agrafadores, atendedores automáticos de chamadas e clips. Não inclua nesta secção os equipamentos adquiridos através de "leasing". Os equipamentos obtidos por locação devem ser mantidos nas despesas porque ainda não os possui e, como tal, são obrigações a pagar mensalmente.

Mantenha apenas registos de equipamentos fundamentais ao negócio, sejam estes adquiridos a pronto ou a prestações. Os equipamentos principais que tenha comprado são considerados bens fazendo parte do imobilizado da empresa, ainda que os tenha financiado. À medida que paga os juros do empréstimo, está a constituir património da firma que pode dar entrada no balanço.

A informação a manter nos seus registos de equipamento deve ser a data de compra, o nome do fornecedor, uma breve descrição do equipamento, como foi pago e o número do cheque se tal for o caso e, finalmente, o valor total de compra.

Seguros

Mantenha todos os registos pertinentes às apólices de seguro subscritas pela sua empresa. Isto inclui seguros de automóveis, contra incêndios, de saúde, de vida, etc., e qualquer cláusula especial que possa obter para diminuir o nível de responsabilidade numa área específica. Mantenha também registo das queixas ou reclamações contra si, bem como um registo sempre que tenha feito uso de uma apólice, de modo a resolver qualquer mal-entendido.

Quando actualizar os seus registos, introduza toda a informação sobre o pagamento de prémios incluindo a data, a quantia e à apólice que se refere. Estará salvaguardado perante as Finanças quanto ao valor dos impostos a pagar, bem como junto da companhia de seguros.

Documentos de Negócio

Preserve cuidadosamente todos os outros documentos relativos aos seus negócios. Notas de encomenda, de crédito e de débito, facturas pró-formas, cheques cancelados e devolvidos, recibos de pagamentos em dinheiro e (se for o caso) as fitas de registo de vendas feitas através das caixas registadoras. Não só são essenciais para a manutenção de bons registos, mas também podem ser importantes se surgirem questões legais ou relacionadas com impostos.

O Registo de Transacções

O sistema de registo de transacções financeiras aconselhado é aquele que permite afectá-las automaticamente ao diário respectivo.

Este sistema é muito popular nas pequenas empresas, porque poupa tempo. No caso de emitir um pequeno número de cheques por mês, faz sentido usar este tipo de sistema. A manutenção regular desta informação dá-lhe, a qualquer momento, a situação financeira da sua empresa e deste modo tem uma maior segurança em relação às decisões que, poderá ou terá que tomar, para gerir o seu negócio com sucesso.

Se emitir um elevado número de cheques por mês, considere a passagem a um processamento por lotes das suas folhas de balanço. Existem serviços de processamento de dados que lhe farão esta tarefa e lhe apresentarão no final uma listagem dos cheques de acordo com os códigos de despesa que inscrever nos cheques emitidos.

No caso de gastar a maior parte do dinheiro sob a forma de numerário, em vez de usar o cheque, deve listar estas despesas num relatório de despesas. Estes relatórios existem à venda em papelarias e são organizados por categorias: viagens, consumíveis de escritório, gasolina, etc. Apenas os recibos dão entrada no respectivo relatório. O contabilista adicionará os códigos de despesa e passa-lhe um cheque para reembolso de despesas. Desta forma, todas as saídas de dinheiro são feitas por cheque - mesmo as despesas correntes. Assim, se gastar 5 000$00 do seu dinheiro, preencha um relatório de despesas e pague esse valor a si próprio. Desta forma saberá que as suas despesas entraram no sistema contabilístico.

Não podemos deixar de enfatizar a importância de pagar o máximo que puder por cheque. Dar-lhe-á um registo completo de todos os débitos da sua firma. Além disso, a maioria dos contabilistas estão de acordo de que esta é a melhor forma de manter um bom balanço do livro de pagamentos do negócio. Não há nada pior para um contabilista do que existirem transferências entre contas, pois é onde muitos problemas financeiros de uma empresa começam. Pode correr o risco de registar um investimento no negócio como uma receita ou algo do género.

Em alguns tipos de negócio, existem restrições legais à operação de um negócio com base num balanço de livro de cheques. Advogados, por exemplo, são obrigados a manter contas do dinheiro que os clientes lhes possam confiar. Estas contas representam dinheiro detido em nome do cliente até que seja desembolsado sob a forma de recibos, despesas judiciárias ou honorários.

Contabilistas

Um bom contabilista pode ser o seu conselheiro externo mais importante. Os serviços de um advogado ou de um consultor são vitais em períodos específicos do desenvolvimento do seu negócio ou em alturas de crise, mas o seu contabilista terá o maior impacto no sucesso ou falência do seu negócio.

Uma vez em operação, terá que decidir se o seu volume de transacções exige um contabilista a tempo inteiro, os serviços de uma empresa de contabilidade exterior ou apenas um serviço de preparação de declarações fiscais anuais. Até o negócio mais simples emprega os serviços de um contabilista externo para preparar as suas declarações fiscais.

Quando pedir dinheiro emprestado, o seu gestor de conta quererá ver uma folha de balanço e a sua demonstração de resultados. Quando preparados por um contabilista certificado o impacto será maior e mais positivo, a não ser que a quantia que pede emprestada não exceda determinado montante.

Os contabilistas devem possuir uma certificação que garanta um mínimo de credibilidade e competência. Esta, não lhe assegura automaticamente que um contabilista (independente) faça um bom trabalho, mas evita que se dirija a um contabilista incompetente.

No caso de estar a montar uma empresa do tipo sociedade anónima, aconselhe-se junto de um bom contabilista, principalmente na fase de arranque para este determinar os melhores benefícios fiscais possíveis. Se for uma empresa em nome individual com contabilidade organizada ou uma sociedade por quotas, quererá que um contabilista monte um sistema contabilístico interno que possa ser operado por si.

Os contabilistas independentes e experientes estão, normalmente, a par dos problemas mais comuns que o seu tipo de negócio poderá encontrar e serão capaz de o aconselhar devidamente. Antes do ano fiscal terminar, peça-lhe para organizar os seus registos de forma a proceder ao fecho do ano e à abertura de um novo ano contabilístico.

Em teoria, um contabilista deve ajudá-lo a organizar os dados estatísticos respeitantes ao seu negócio, assisti-lo no planeamento de acções futuras com base na performance passada e avisá-lo quanto à estratégia financeira geral, em relação a compras, investimentos e outros assuntos respeitantes às suas metas de negócio. Hoje em dia, porém, muito do tempo de um contabilista é gasto na manutenção de um negócio, em conformidade com as constantes mudanças de leis e regulamentos fiscais.

Os contabilistas especializam-se em requisitos legais que o podem afectar. É por isso que precisa dos seus serviços, se espera vir a ser bem sucedido como empresário, pois, ao gastar o seu tempo a encontrar respostas a questões complexas não terá tempo para dirigir o seu negócio correctamente. Gaste o seu tempo a fazer aquilo que faz melhor e não a fazer a sua própria contabilidade.

Onde encontrar um bom contabilista? Pergunte a outros empresários seus conhecidos, ao seu gerente bancário ou ao seu advogado. Quanto é que um bom contabilista cobra? Os seus honorários, tais como os dos advogados, médicos e outros profissionais liberais variam enormemente. Normalmente cobram à hora e depende do volume de trabalho que lhes der. Se contratar uma empresa nacional bem conhecida ou um revisor oficial de contas, prepare-se para gastar o dobro ou o triplo do que gastaria com um contabilista independente.

Impostos

Como empresário e como empregador, será responsável pela recolha de alguns impostos e por entregá-los às instituições respectivas. Terá também que pagar os seus próprios impostos. Na leitura das secções seguintes lembre-se que a informação apresentada está actualizada à altura de edição. O Governo pode alterá-la a qualquer momento e é importante que verifique se houve alterações importantes antes de tomar uma decisão que afecte a estrutura fiscal do seu negócio.

Número de Contribuinte

Se empregar uma ou mais pessoas, é-lhe exigido que retenha na fonte diversos impostos (IRS e Segurança Social) a partir do vencimento ilíquido de cada empregado e entregá-lo às instituições respectivas. Terá que saber os números de contribuinte e da Segurança Social de cada um, bem como outras informações como, por exemplo, qual o bairro fiscal e a repartição de finanças respectivos.

Trabalhadores Independentes

A contratação de trabalhadores independentes obriga estes a passarem-lhe um recibo especificando quanto é que receberam, bem como outras informações - número de contribuinte, bairro fiscal, a que título recebeu um vencimento (honorários, despesas ou adiantamentos). Poderá haver ou não retenção na fonte e cobrança de IVA por parte do empregado. A forma de proceder em termos de declarações fiscais para com estes empregados é semelhante à dos empregados com contrato.

O empregado independente tem que possuir a actividade que exerce devidamente inscrita na repartição de finanças, código de actividade e se possui contabilidade organizada ou não. Estes factores são importantes para as instituições governamentais responsáveis pela fiscalidade determinarem se um indivíduo é ou não um trabalhador independente.

Imposto Sobre o Rendimento das Pessoas Singulares (IRS)

Como proprietário ou sócio, será pago com um salário da mesma forma que um empregado contratado. Por isso tem que entregar a sua declaração de IRS anualmente. Veja o quadro nas repartições de finanças para saber que modelo é que tem de apresentar e quando é que tem que ser entregue.

Impostos Sobre os Rendimentos de Pessoas Colectivas (IRC)

Qualquer lucro que a empresa gerar é atribuído à empresa e não a si pessoalmente. No final do ano tem que entregar a declaração de impostos da empresa - IRC. Veja o quadro nas repartições de finanças para saber que modelo é que tem de apresentar e quando é que tem que ser entregue.

Impostos Sobre as Vendas

O imposto sobre as vendas é o IVA - Imposto Sobre o Valor Acrescentado. Possui um regulamento próprio que existe publicado e que poderá comprar. A taxa de IVA a aplicar sobre os produtos vendidos é, geralmente, uniforme num determinado negócio, mas poderá ser diferente em função da classificação dos bens/produtos que vende. Assim há diversos escalões de IVA e até determinadas isenções.